Para muchos trabajadores y para una gran cantidad de empresas, el trabajo remoto ha llegado de repente sin ningún plan para afrontarlo. Además, en muchos casos, hay otras responsabilidades en casa que deben ser atendidas que se superponen a las actividades laborales, lo que aumentará la dificultad para llevar a cabo nuestro trabajo.
Las compañías poco a poco van retomando sus actividades, pero antes de que aparezca una vacuna y las cosas vuelvan a la normalidad, el tele trabajo seguirá siendo la primera opción. Por lo tanto, veremos 11 hábitos y 6 aspectos que deben ajustarse para mejorar la productividad desde casa.
Trabajar desde casa implica dedicar más horas para la misma tarea
Ser productivos es una tema de hábitos. El salir de nuestra oficina para trabajar desde casa, es un cambio completo de nuestras rutinas y puede llegar a representar un problema para nuestra productividad. Cambiamos nuestro medio habitual y en este cambio comenzamos tener problemas para concentrarnos, pero también para desconectarnos. Y esto a mediano plazo, puede acarrearnos problemas.
Lo primero que debemos hacer es crear nuestras propias rutinas, y adaptar cada rutina nuestras propias posibilidades:
1) Establece un horario
El enfoque ideal de tu horario es que debería ser el mismo que cuando empezaste con tu cargo. Sin embargo, podrías adaptarlo de alguna manera para que puedas tener tiempo para tus actividades caseras, por ejemplo; podrías ingresar un poco más temprano o retrasar la salida para poder disponer de tiempo para estar con tus familiares a la hora del almuerzo, así puedes compartir con ellos a medio día. Ten en cuenta que esto debe ser acordado con las posibilidades de tu empresa.
2) Mantén tus rutinas antes y después de el trabajo.
Deberías mantener tu rutina normal de antes de empezar el trabajo remoto. Si solías levantarte a las 7 a.m., sigue levantándote a esa hora. Báñate y dúchate como si fueras a salir al trabajo. Si te sobra tiempo antes de empezar tus labores, agrega una rutina simple de ejercicios para activarte físicamente antes de sentarte por 8 horas en una silla.
3) Organízate con un gestor de tareas
Usa un administrador de tareas, para escribir lo que vas a hacer, determinar las prioridades de las tareas y organizar tu tiempo. Para uso personal, recomiendo usar la técnica pomodoro. Una vez que la dominas, es una técnica muy efectiva para usar en casa.
4) Trabaja en tu concentración
Practica tu concentración en una sola tarea. No saltes de una cosa a otra. Planifica, ejecuta y continúa.
5) Usa las primeras horas del día
Usa las primeras horas del día para llevar a cabo las tareas más importantes, aquellas que requieren más atención, en lugar de responder correos electrónicos o labores mecánicas o rutinarias.
6) Identifica los ladrones de tu tiempo y aléjate de ellos
Las redes sociales y los dispositivos móviles son ladrones de nuestra atención en el día. Evitar consultarlos es un ejercicio de autodisciplina que debemos tener para que una pausa de descanso de dos minutos no se transforme en una hora perdida.
7) Cuando hagas videoconferencias que sean cortas y puntuales
Una videollamada mal gestionada puede convertirse en un ladrón de tiempo. Es preferible que el número del grupo sea lo más pequeño posible, no más de 5 personas, y los temas a tratar deben organizarse con anticipación, en lo posible, la llamada no debería durar más de 15 minutos y sin duda varias llamadas cortas son más efectivas que una videollamada eterna. Aunque muchas veces esto puede no depender de nosotros.
8) Usa el teléfono para hablar
Tienes un teléfono, ¡úsalo!. No estamos en la oficina con otros colegas, no tenemos la misma capacidad de comunicación. En lugar de enviar correos electrónicos ilimitados o bombardearnos con mensajes instantáneos, es mejor levantar el teléfono y tener una conversación de 5 minutos para ahorrarnos una serie de mensajes de texto poco eficientes.
9) Haz pausas continuamente
¡Tómate un descanso y levántate! (pero no visites tan seguido el refrigerador). No podemos enfocarnos en nuestras tareas eficientemente si no tenemos tiempo para descansar un poco, estirar los músculos y respirar. Te recomendamos implementar pausas activas en tu dia a día.
10) Mantén limpio y organizado tu puesto de trabajo
Un lugar de trabajo limpio y organizado sin duda nos ayudará a tener nuestras ideas organizadas.
11) Cuando sea hora de desconectarte, desconéctate completamente
No solo estoy hablando de desconectar tu computadora. Cuando el horario de trabajo se acaba: se acaba. Mañana será otro día para continuar tus labores y aumentar la productividad. No es necesario extender más allá las horas de trabajo. Tampoco es absolutamente necesario responder correos electrónicos y mensajes después del trabajo. Usa tu tiempo libre para ti y tu familia.
Guía para mejorar tu espacio de trabajo
En otros casos, no se trata de nuestras rutinas, sino de la infraestructura para llevar a cabo nuestro trabajo.
A) En lo posible mantén un espacio en casa que sea exclusivamente de trabajo
Crea un espacio exclusivo de trabajo que no esté ubicado en un lugar común de tu casa. ¿Vas a trabajar en la sala de estar? Esta puede ser una mala idea porque aquí es donde quizá esté el televisor, o por donde pase tu familia para ir al comedor o a la cocina o miles de otros factores que perturben tu concentración. Es mejor destinar una habitación aparte, y una vez que termina nuestro horario, podríamos irnos a otra parte de la casa y desconectarnos mejor.
B) Haz un uso adecuado de la música
La música es un aliado para evitar el ruido. Quizá hayas notado que hay mucho ruido en tu casa y esto afecta tu concentración. Ya sea que estés trabajando en un área común o en una oficina, unos audífonos y la música adecuada pueden ayudarte a aislar los factores que te puedan desconcentrar.
C) Consigue una muy buena silla de trabajo
Tener una buena silla de trabajo es algo fundamental, porque allí es donde estarás sentado 8 horas al día. Una silla que utilizas ocasionalmente no es lo mismo que una silla para trabajar todos los días por 8 horas sobre ella. Estar sentado mucho tiempo en una silla del comedor -por ejemplo- al cabo de las horas te traerá incomodidades y peor aún: problemas físicos.
D) Consigue una pantalla grande
Necesitas una pantalla grande y lo sabes. Después de trabajar muchas horas en una computadora portátil con una pantalla de 15 pulgadas o más chica, tu cuello va a empezar a acumular estrés. Lo recomendable es conseguir y conectar una segunda pantalla grande a la computadora portátil. Si no consiguieras una segunda pantalla, deja tu portátil sobre una base para que quede a la altura de los ojos y reducir la inclinación de tu cuello. Lo mismo puede decirse del teclado y el mouse, especialmente en tareas que requieran su uso extensivo, como la de los contadores.
E) Evita depender del WiFi
Tener un router cerca no es garantía de tener una buena conexión a Internet. Olvídate de WiFi y en lo posible conéctate directamente por cable de red. Esto mejorará la velocidad de navegación y evitará que tengamos cortes de señal inalámbrica. Podrías conseguir también un equipo PLC para la conexión de datos a través de la red eléctrica, algo accesible y muy fácil de configurar.
F) Los auriculares son excelentes aliados
Los audífonos son aliados de las videoconferencias. Es mejor tener unos que se sean cómodos, porque podríamos pasar mucho tiempo con ellos todos los días, en vídeo conferencias, chateando, hablando por teléfono y también para concentrarnos con música.
Ten en cuenta que cualquier proceso de cambio, lleva un tiempo de adaptación. Tu empresa, también tendrá que repensar la organización del tele trabajo en el futuro. No solo a el nivel técnico, sino también con una coordinación más efectiva, y métodos más eficientes para medir la productividad que el simple cumplimiento de un horario de trabajo.